1. Objeto, alcance y marco normativo

Federal Security Panamá Agency, S.A. (en adelante, Federal Security) adopta esta Política para informar de forma clara y accesible las condiciones aplicables al tratamiento de datos personales recolectados por medio de sus sitios web, formularios, plataformas, aplicaciones, portales, correos, mensajería instantánea, redes sociales y demás canales digitales.

La Política se aplica a clientes, prospectos, usuarios de portales, Aspirantes, proveedores, representantes de empresas, visitantes digitales, colaboradores y demás personas naturales cuyos datos sean tratados mediante estos canales. Los datos de una persona jurídica no son datos personales, pero sí lo son los datos de sus representantes, empleados y contactos.

El tratamiento se regirá por la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales, el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021, las resoluciones y lineamientos emitidos por la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), las leyes especiales aplicables y los compromisos contractuales válidamente asumidos.

Esta Política es general. Cuando un proceso tenga riesgos, finalidades o condiciones particulares, Federal Security presentará un aviso específico en el punto de recolección. El aviso específico complementará esta Política y prevalecerá respecto del tratamiento concreto en aquello que resulte más detallado.

2. Roles de Federal Security en el tratamiento

Federal Security actuará como responsable del tratamiento cuando determine las finalidades, los medios y el alcance del uso de los datos personales, por ejemplo, en la gestión del sitio web, reclutamiento, relaciones comerciales, PQS, comunicaciones corporativas y administración de sus propios usuarios y servicios.

En determinados servicios de vigilancia, control de acceso, gestión de visitantes, videovigilancia o uso de plataformas configuradas por un cliente, Federal Security podrá actuar como custodio de una base de datos por cuenta del cliente. En ese supuesto, el cliente determinará las finalidades principales y Federal Security tratará la información conforme a instrucciones documentadas, al contrato de custodia y a las obligaciones legales aplicables.

Cuando una solicitud de derechos corresponda a una base administrada por cuenta de un cliente, Federal Security la recibirá, documentará y remitirá al responsable competente, o la tramitará por su cuenta cuando el contrato lo autorice. La solicitud no será rechazada por una mera discusión interna sobre el rol de las partes.

3. Principios aplicables

Federal Security aplicará, durante todo el ciclo de vida de los datos, los principios de la Ley 81 y su reglamentación:

• Lealtad: los datos se obtendrán sin engaño, falsedad ni medios desleales o ilícitos.
• Finalidad: se usarán para fines determinados, explícitos y legítimos, y no para fines incompatibles.
• Proporcionalidad: se solicitará el mínimo de información adecuada y pertinente para cada finalidad.
• Veracidad y exactitud: se adoptarán medidas razonables para mantener los datos correctos y actualizados.
• Seguridad: se aplicarán controles administrativos, físicos, organizacionales y tecnológicos proporcionales al riesgo.
• Transparencia: la información al titular será clara, sencilla, accesible y oportuna.
• Confidencialidad: el acceso estará limitado a personas autorizadas y el deber de secreto continuará después de terminar la relación.
• Licitud: todo tratamiento tendrá una condición jurídica válida.
• Portabilidad: cuando resulte aplicable, el titular podrá recibir sus datos en un formato estructurado, genérico y de uso común.

4. Fuentes y categorías de datos personales

4.1 Fuentes de obtención

• Directamente del titular: formularios, mensajes, llamadas, correos, CV, solicitudes, documentos, registros de cuenta, interacciones con el sitio y datos entregados durante la relación comercial o contractual.
• Automáticamente: dirección IP, fecha y hora de acceso, navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo, páginas consultadas, identificadores de cookies, preferencias y registros técnicos necesarios para seguridad, funcionamiento y análisis autorizado.
• De terceros autorizados: clientes, empleadores, representantes, referencias laborales, proveedores, aliados, fuentes públicas permitidas o entidades que suministren datos con fundamento legal y deber de información.

Cuando los datos personales no se obtengan directamente del titular, Federal Security facilitará la información exigida por la normativa, a más tardar en la primera comunicación dirigida al titular cuando los datos se utilicen para comunicarse con este, o antes o al momento de la primera comunicación a otro destinatario, salvo que resulte aplicable una excepción legal.

4.2 Categorías de datos

• Identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, domicilio comercial, número de identificación cuando sea estrictamente necesario y datos de representación.
• Profesionales y comerciales: empresa, cargo, área, experiencia, intereses de servicio, historial de cotizaciones, contratos, facturación y comunicaciones de negocio.
• PQS y experiencia: contenido de peticiones, quejas, sugerencias, comentarios, calificaciones y evidencia adjunta.
• Candidaturas: información contenida en el CV, experiencia, formación, referencias, certificaciones, disponibilidad y documentos solicitados para un proceso concreto.
• Digitales y técnicos: IP, dispositivo, navegador, cookies, identificadores de sesión, registros de acceso y eventos de seguridad.
• Portales y operación: credenciales, perfil, empresa, rol, servicio asignado, tareas, novedades, fotografías o evidencias operativas, geolocalización y datos de interacción cuando la configuración del servicio lo requiera.
• Sensibles o biométricos: cuando sean necesarios para una finalidad específica y exista una condición de licitud aplicable, información previa al titular, acceso restringido, conservación limitada y medidas reforzadas de protección.

5. Tratamientos, finalidades y bases jurídicas

Federal Security vinculará cada finalidad con una condición de licitud válida. No se utilizará la aceptación de esta Política como autorización indiscriminada para todos los tratamientos.

6. Datos obligatorios, opcionales y consecuencias

Los formularios identificarán los campos obligatorios, normalmente mediante un asterisco. Los datos obligatorios serán los mínimos necesarios para autenticar al usuario, responder una solicitud, emitir una cotización, tramitar una PQS, evaluar una candidatura o prestar el servicio solicitado.

Si el titular no proporciona un dato obligatorio, Federal Security podrá no estar en condiciones de responder, cotizar, crear una cuenta, continuar un proceso o ejecutar la prestación correspondiente. Los campos de comentarios, preferencias comerciales y contacto posterior serán opcionales, salvo que se indique y justifique lo contrario.

7. Reglas específicas por canal

7.1 Formularios, PQS y encuesta de experiencia

Cada formulario mostrará, antes del envío, un aviso breve con la identidad del responsable, finalidad, base jurídica, destinatarios relevantes, conservación y enlace a esta Política. El envío de una PQS o comentario no autoriza el uso de los datos para publicidad.

En la encuesta de experiencia, la calificación y el comentario podrán tratarse sin identificar al usuario. El correo electrónico será opcional y se utilizará únicamente para contactar a la persona respecto de su comentario, salvo que marque por separado una autorización comercial.

7.2 Aspirantes y envío de CV

La página de reclutamiento y el correo reclutamiento@federalsecurityonline.net deberán mostrar o enlazar un Aviso de Privacidad para Aspirantes antes del envío del CV. Federal Security solicitará solo información relacionada con la idoneidad, disponibilidad y requisitos legales del cargo.

Las referencias personales o laborales se contactarán únicamente cuando exista una razón vinculada al proceso y el Aspirante haya sido informado. No deberán incluirse datos sensibles no solicitados. Si el Aspirante resulta seleccionado, los datos necesarios se incorporarán al expediente laboral bajo el aviso correspondiente.

7.3 PROTECTER y portal de clientes

Los portales y aplicaciones vinculados a PROTECTER podrán presentar avisos específicos en el registro, inicio de sesión o módulo correspondiente. El acceso se asignará por perfiles y necesidad de conocer, y las actividades relevantes podrán quedar registradas para seguridad, trazabilidad y auditoría.

El cliente autorizado podrá visualizar únicamente los datos profesionales y operativos mínimos del personal asignado que resulten necesarios para ejecutar y controlar el contrato, como nombre, fotografía de identificación, función, servicio asignado, estado de asistencia y novedades relacionadas con el puesto. No se mostrarán datos adicionales como domicilio, teléfono personal, información bancaria, familiar, médica o disciplinaria sin necesidad demostrada, fundamento jurídico y autorización interna.

Cuando un cliente solicite información adicional sobre un trabajador, Federal Security exigirá una solicitud documentada que identifique al requirente, finalidad, datos solicitados, base jurídica, plazo de uso, destinatarios, medidas de seguridad y forma de eliminación o devolución. La entrega se limitará a lo estrictamente necesario.

7.4 Correo, WhatsApp, redes sociales y enlaces externos

Las comunicaciones recibidas por correo o WhatsApp se utilizarán para atender el asunto planteado y conservar evidencia de la gestión. Los servicios de mensajería y redes sociales pueden tratar datos bajo sus propias políticas y operar desde otras jurisdicciones. El usuario debe evitar remitir por esos canales información sensible o documentos innecesarios.

Los enlaces a sitios, redes, plataformas de terceros o portales que actúen como responsables independientes se rigen por sus propias políticas. Federal Security no controla los tratamientos autónomos realizados por dichos terceros, aunque seleccionará y supervisará a los proveedores que actúen por su cuenta.

7.5 Videovigilancia, audio y control de acceso

La videovigilancia, grabación de audio, biometría y controles de acceso en instalaciones físicas se regirán por avisos específicos colocados antes de ingresar al área tratada, acompañados de un aviso ampliado accesible mediante enlace o código QR. Esta Política no sustituye esos avisos ni autoriza por sí sola la captación de imagen, voz o datos biométricos.

8. Consentimiento y comunicaciones comerciales

Cuando el consentimiento sea la base jurídica, Federal Security lo solicitará de forma libre, específica, informada, inequívoca y trazable. La solicitud se distinguirá claramente de otras declaraciones, contratos o condiciones, y no se utilizarán casillas premarcadas ni fórmulas que conviertan la mera navegación en consentimiento.

Las finalidades independientes tendrán opciones separadas. En particular, la respuesta a una consulta, la ejecución de un contrato, el envío de publicidad, la comunicación a terceros para fines propios y el uso de cookies no esenciales no se agruparán en una única autorización.

El titular podrá retirar su consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo, mediante el mismo canal utilizado para otorgarlo o escribiendo a protecciondedatos@federalsecurityonline.net. Cada comunicación comercial incluirá un mecanismo sencillo de oposición o baja.

9. Cookies y tecnologías similares

El sitio podrá utilizar cookies, almacenamiento local, etiquetas y tecnologías similares. Las cookies estrictamente necesarias podrán mantenerse activas para permitir funciones esenciales, guardar preferencias de privacidad, proteger formularios y mantener la sesión. Las cookies analíticas, publicitarias o de terceros permanecerán desactivadas hasta que el usuario otorgue consentimiento cuando este sea requerido.

El sitio utiliza Google Analytics para medir visitas y páginas consultadas. Su activación estará sujeta a la elección del usuario en el gestor de cookies. Federal Security configurará la herramienta para reducir la identificación, limitar la conservación y evitar usos incompatibles con la finalidad estadística.

La Política de Cookies, disponible en el pie de página, identificará cada cookie o categoría, proveedor, finalidad, tipo, duración, condición de activación y posible transferencia internacional. El usuario podrá aceptar, rechazar o modificar las categorías no esenciales en cualquier momento. Continuar navegando no se considerará aceptación de cookies no necesarias.

10. Destinatarios y comunicación de datos

Federal Security comunicará datos personales únicamente cuando sea necesario para una finalidad informada y exista fundamento legítimo. Los destinatarios podrán incluir:

• Personal, directivos y áreas internas autorizadas, bajo deber de confidencialidad y necesidad de conocer.
• Clientes u organizaciones contratantes, exclusivamente respecto de la información mínima necesaria para ejecutar, supervisar o auditar el servicio.
• Proveedores y custodios de hosting, nube, correo, formularios, comunicaciones, soporte, ciberseguridad, analítica, reclutamiento, PROTECTER y portal de cotizaciones.
• Asesores legales, contables o técnicos, auditores, certificadores, aseguradoras y entidades financieras cuando su intervención resulte legítima y necesaria.
• Autoridades administrativas, judiciales, regulatorias o de investigación, ante requerimiento válido y proporcional.
• Terceros vinculados a una reorganización, fusión, adquisición o transferencia de activos, sujetos a confidencialidad, evaluación previa y continuidad de las obligaciones de protección.

Federal Security no venderá, alquilará ni comercializará bases de datos personales. Las comunicaciones a terceros se documentarán y se limitarán a los datos, finalidades y plazos necesarios. Los proveedores que actúen por cuenta de Federal Security quedarán sujetos a instrucciones, confidencialidad, medidas de seguridad, subcontratación controlada, asistencia en derechos, notificación de incidentes y devolución o eliminación de datos.

11. Transferencias internacionales

El uso de servicios de nube, correo electrónico, analítica, mensajería, redes sociales o soporte puede implicar almacenamiento o acceso desde países distintos de Panamá. Federal Security no realizará una transferencia internacional sin verificar y documentar una condición válida conforme a la Ley 81 y el Decreto Ejecutivo 285.

Según el caso, las garantías podrán consistir en un nivel de protección equivalente o superior, consentimiento informado, necesidad contractual o legal, mecanismos de autorregulación vinculante, obligaciones dentro del mismo grupo económico o cláusulas contractuales adecuadas. Cuando corresponda, Federal Security utilizará las Cláusulas Contractuales Modelo de la Red Iberoamericana de Protección de Datos aprobadas por ANTAI.

La Política de Cookies y los avisos específicos identificarán los proveedores y países relevantes cuando el tratamiento lo permita. El titular podrá solicitar información sobre las categorías de destinatarios, país de destino y garantía aplicada a una transferencia concreta.

12. Conservación, bloqueo y eliminación

Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario para la finalidad informada y, posteriormente, durante los plazos legales, contractuales, regulatorios, probatorios o de prescripción aplicables. Cuando ya no deban utilizarse, serán eliminados, anonimizados o bloqueados con acceso restringido.

Una obligación legal o una retención por litigio suspenderá la eliminación. Conforme al artículo 28 de la Ley 81.

13. Seguridad de la información y gestión de incidentes

Federal Security adoptará medidas administrativas, organizacionales, físicas y tecnológicas razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos, al contexto del tratamiento, al valor potencial de la información y a los riesgos para los titulares. Estas medidas incluirán, según corresponda, control de accesos por función, confidencialidad, gestión de proveedores, capacitación, continuidad, revisión periódica y procedimientos de respuesta.

La Política pública no describe configuraciones, arquitectura, credenciales, herramientas ni controles técnicos cuya divulgación pueda debilitar la seguridad. El detalle se mantendrá en protocolos, fichas técnicas, contratos, evaluaciones de riesgo y evidencias internas disponibles para auditoría y requerimientos legítimos.

Cuando Federal Security tenga conocimiento de una violación de seguridad de datos personales que represente un riesgo para la protección de la información o para los derechos de los titulares, activará las medidas de contención, investigación, corrección y documentación correspondientes.

En estos casos, Federal Security notificará el incidente a la ANTAI y a los titulares afectados de manera inmediata y, en todo caso, dentro del plazo máximo de setenta y dos horas contado desde que tenga conocimiento de la violación, proporcionando la información exigida por la normativa aplicable.

14. Derechos de los titulares

Los derechos son gratuitos e irrenunciables, sin perjuicio de las excepciones legales aplicables:

• Acceso: conocer si se tratan datos personales, cuáles son, su origen, finalidades, destinatarios, conservación y demás información aplicable.
• Rectificación: corregir o actualizar datos incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o impertinentes.
• Cancelación: solicitar la eliminación cuando el almacenamiento carezca de fundamento, los datos estén caducos o concurra otro supuesto legal, sujeto a obligaciones de conservación y defensa.
• Oposición: negarse por motivos fundados y legítimos a proporcionar datos o a un tratamiento determinado, y revocar el consentimiento.
• Portabilidad: obtener o transmitir una copia estructurada, genérica y de uso común cuando los datos hayan sido entregados por el titular, el tratamiento sea automatizado y se cumplan las condiciones legales.
• Decisiones automatizadas: no quedar sujeto a una decisión basada únicamente en tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos negativos o un detrimento relevante, salvo las excepciones legales.

El ejercicio de un derecho no garantiza automáticamente la eliminación o entrega total de la información. Federal Security analizará la solicitud, la identidad, la legitimación, los datos afectados, las excepciones y las obligaciones legales, y comunicará una decisión motivada.

15. Procedimiento para ejercer derechos y presentar reclamaciones

El titular o su representante podrá presentar una solicitud por cualquiera de los siguientes medios:

• Correo: protecciondedatos@federalsecurityonline.net.
• Formulario para el ejercicio de derechos disponible en el sitio web.
• Entrega física en Vía España, Plaza Regency 177, piso 14, oficina 1402, El Cangrejo, corregimiento de Bella Vista, Ciudad de Panamá.

La solicitud deberá indicar nombre, medio de respuesta, derecho que se ejerce, descripción clara de los datos o tratamiento y, cuando corresponda, documentos de sustento o representación. Federal Security verificará la identidad de manera proporcional al riesgo. No exigirá automáticamente una copia completa del documento de identidad cuando pueda verificar al solicitante por un medio menos intrusivo.

Federal Security responderá dentro de un plazo máximo de diez días hábiles contado desde la fecha de presentación de la solicitud. Cuando resulte estrictamente necesario aclarar la identidad del solicitante, la representación invocada o los datos a los que se refiere la solicitud, Federal Security requerirá oportunamente la información necesaria, evitando que dicha gestión retrase injustificadamente el ejercicio del derecho.

Cuando proceda la rectificación de datos incorrectos, inexactos, desactualizados o incompletos, la modificación se realizará dentro del plazo establecido por la legislación aplicable.

Si la solicitud es improcedente, está limitada por una excepción legal o no puede ejecutarse en su totalidad, Federal Security explicará las razones y los medios de reclamación. Si el titular no recibe respuesta dentro del plazo o no está conforme, podrá acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).

Información institucional de ANTAI: www.antai.gob.pa

16. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

A la fecha de esta versión, el sitio web público no adopta decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos negativos o un detrimento relevante para una persona. La analítica del sitio se utiliza para estadísticas y mejora, no para decidir contrataciones, acceso a servicios, sanciones o condiciones individuales.

Si Federal Security introduce un tratamiento automatizado con efectos relevantes, informará previamente su existencia, finalidad, datos utilizados, criterios generales, consecuencias y base jurídica, y habilitará los mecanismos exigidos por la normativa para proteger los derechos del titular.

17. Datos de menores de edad

El sitio web y los canales digitales no están dirigidos específicamente a menores de edad y Federal Security no busca recopilar intencionalmente sus datos por estos medios. Si un tratamiento de un menor resulta excepcionalmente necesario, se solicitará la autorización previa de quien ejerza la patria potestad, tutela o representación legal, y se aplicarán medidas reforzadas, información adaptada y estricta minimización.

Cuando se detecte que un menor proporcionó datos sin la autorización requerida, Federal Security adoptará medidas razonables para bloquearlos o eliminarlos, salvo que una obligación legal o la protección de un interés vital exija conservarlos.

18. Datos de terceros

Quien proporcione datos personales de otra persona deberá contar con autoridad o fundamento válido para hacerlo, limitarse a la información necesaria y asegurarse de que el titular reciba esta Política o el aviso específico correspondiente. Federal Security podrá solicitar prueba de representación o autorización cuando el riesgo o la naturaleza del dato lo justifique.

19. Avisos y documentos complementarios

Esta Política deberá complementarse, según corresponda, con los siguientes documentos accesibles desde el pie de página o desde el punto de recolección:

• Política de Cookies con inventario actualizado de cookies y proveedores.
• Formulario y procedimiento para el ejercicio de derechos.
• Aviso de Privacidad para Aspirantes.
• Aviso de Videovigilancia, audio, biometría y control de acceso.
• Avisos de contacto, cotización, PQS, encuesta, registro y comunicaciones comerciales.
• Avisos específicos y términos de privacidad de PROTECTER, portal de clientes y portal de cotizaciones.

20. Actualizaciones, responsable y contacto

Federal Security revisará esta Política cuando cambien sus tratamientos, proveedores, tecnologías, obligaciones legales o riesgos. Las modificaciones materiales se comunicarán por el sitio web o por un canal razonable antes de su aplicación. Solo se solicitará un nuevo consentimiento cuando el cambio introduzca una finalidad o condición que legalmente lo requiera.

Control de versiones